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關于做好2020屆畢業生檔案材料相關工作的通知

出處檔案館???發布時間:2020-06-05??? 您是第10位瀏覽者

各學院(部)、各有關單位:
  為了做好2020屆畢業生檔案材料的收集、整理、歸檔和轉遞工作,根據《廣西師范大學學生人事檔案管理實施細則》、《廣西師范大學畢業生檔案材料歸檔及轉檔工作規范》的要求,現將有關工作通知如下

一、畢業生檔案材料歸檔工作的組織實施

   畢業生檔案材料歸檔工作由檔案館組織,各學院(部)在檔案館的組織指導下具體實施畢業生檔案材料的收集、整理和歸檔工作。各學院(部)必須明確畢業生檔案材料歸檔工作負責人,由負責人組織、培訓學生開展畢業生檔案材料收集、整理及移交等工作。參與畢業生檔案歸檔工作的學生應政治思想好、責任心強、工作細致、認真負責(一般每20名畢業生的材料要配1名學生黨員或班團干部作為助理)。

二、畢業生檔案材料歸檔前期工作

各學院(部)、教務處學籍科、組織部、校團委、學工部就業指導中心、學工部資助管理中心、研究生院研究生培養辦公室、高師培訓中心、校醫院保健科等單位是畢業生檔案材料形成或暫時保管單位,應及早、規范形成畢業生檔案材料,即簽字與蓋章手續完整,檔案材料整潔、齊全,文字的填寫規范(必須是鉛印或用碳素墨水書寫,不得用圓珠筆、鉛筆和紅色墨水、復寫紙等書寫),明確檔案材料發放時間,確保各學院(部)畢業生檔案材料收集工作按時有序進行。

三、畢業生檔案材料收集

  收集、整理好畢業生檔案材料是做好畢業生檔案工作的重要環節,各畢業班輔導員要高度重視,認真組織好學生助理按照歸檔材料范圍到材料形成單位收集各類歸檔材料,確保每一名畢業生(含提前畢業生和往屆推遲畢業生)的檔案材料收集齊全、整理完好。本科生檔案袋由檔案館根據各學院提前QQ報送的名單(含轉專業的應屆、往屆及提前畢業學生原已建檔的檔案)發放,統一領取時間為6月9—12日(按報送名單時間先后順序發放),地點為雁山校區圖書館西北角8樓檔案館學生檔案室806,其他材料收集范圍及領取時間安排見附件1;碩士、博士畢業生檔案材料收集范圍及歸檔材料領取時間安排見附件2。

四、畢業生檔案材料的整理與移交

(一)本科生檔案材料整理與移交

  1. 本科生檔案材料收集、整理、密封、信息登記等工作在各學院(部)進行。具體操作如下:首先,認真檢查每一位學生的材料是否收集齊全,然后將材料按照檔案袋封面檔案材料名稱的分類及排序整理好后裝入學生個人檔案袋,裝袋時避免檔案材料漏裝、錯裝;其次,依據歸檔材料準確填寫學生檔案袋封面各欄信息,注明材料的份數(如1、2、3等),封面注明的份數與袋內材料份數一致,不要打“√” ;第三,登錄廣西師大檔案館主頁,登陸“學生檔案信息管理系統”( http://172.16.131.51 ),錄入學生檔案材料信息并打印“畢業生檔案材料移交登記表”一式兩份;第四,檢查確認畢業生檔案材料移交登記表以及每份檔案袋人名、檔案材料內容等是否正確齊全,有沒有漏裝、錯裝或明顯涂改等現象;第五,貼密封條,密封正常畢業有檔案去向的畢業生檔案袋,并在封口處密封條上面蓋學院章,留校讀研和延期畢業的學生檔案袋不用密封(請在移交登記表上備注好);最后,請將密封好的和未密封的兩類畢業生檔案分別按專業、班級及學號(從小號到大號)排列,與畢業生檔案材料移交登記表(一式兩份,輔導員簽字,蓋學院章)一并移交給學生檔案室。  

2. 各學院(部)整理好的畢業生檔案,以學院(部)為單位統一向檔案館學生檔案室移交。各學院(部)統一移交時間為7月6—10日(上午8:20—11:50、下午14:00—16:30,地點為雁山校區圖書館西北角8樓檔案館學生檔案室806。各學院(部)請按照時間安排按時按要求將整理好的檔案移交到圖書館西北角8樓檔案館學生檔案室806,如有特殊情況需要個別調整的請提前電話(0773—8283207)通知。

(二)碩士、博士生檔案材料整理與移交

碩士、博士畢業生檔案材料整理工作在檔案館進行。由研究生畢業班輔導員組織人員將收集到的歸檔材料帶到檔案館,在學生檔案室工作人員指導下整理歸檔,錄入學生檔案材料信息,同時做好畢業生檔案材料移交手續(一式兩份,輔導員簽字,蓋學院章)。檔案整理時間安排見附件3。如有特殊情況需要個別調整的請提前電話(0773—8283207)聯系。

五、畢業生檔案轉遞

  (一)根據相關規定,畢業生檔案以郵政EMS快遞方式寄送,為保證畢業生檔案準確轉遞,要求接收檔案單位有保管檔案資質,檔案轉寄的地址必須詳細具體,如xx省xx市xx縣(區)xx街xx號,檔案接收單位寫全稱并具體到接收部門及其辦公電話。凡因檔案接收單位的名稱、地址不準確而造成檔案被退回,或要求改派新工作單位,需要再次寄出檔案的將收取檔案郵寄費。

  (二)學生檔案室收到檔案后,檔案館工作人員將檢查檔案接收單位和地址、打印《轉檔通知單》,逐一貼在需轉出的畢業生檔案袋上,再把檔案袋裝入EMS學生檔案專用信封中,粘貼EMS快遞單在EMS信封袋封面上,蓋檔案館密封章。

  (三)學生檔案室將于7月20日—31日分批次統一通過EMS檔案專線快遞公司根據就業方案投遞地址辦理檔案投遞事宜。個別畢業生需要提前轉檔請帶調檔函原件到學生檔案室806辦理。

  (四)個別畢業生檔案轉檔需要通過機要局的,請學生本人向學生檔案室提出申請并提供調檔函原件及復印件,由學生檔案室辦理。

六、畢業生檔案查詢(每個畢業生必須及時了解自己的檔案存放點)  

  (一)學生檔案轉遞10天后,畢業生可登錄我校檔案館網頁“畢業生檔案轉遞信息查詢”(http://www.sinceritycn.cn/dagsearch),或者登錄“就業圈”查詢本人檔案投遞情況(投遞去向、快遞單號)。同時畢業生本人也可向檔案接收單位的人事部門確認檔案接收情況。發現檔案未收到的,請及時向郵政EMS申請檔案簽收情況查詢,時限一年。

(二)學生檔案材料錯裝、漏裝或檔案內容缺失等疑問,請咨詢本學院輔導員。

七、留校檔案的轉遞

畢業生檔案留校期間,如需轉出請查看附件4或登錄我校檔案館網頁查看轉遞流程。

八、其它注意事項

  (一)嚴格遵守檔案歸檔工作制度。各單位參加歸檔工作的人員在收集整理畢業生檔案材料時,要嚴格遵守檔案工作的有關規定,收集的材料要指定專人負責保管,不得丟失。任何人不得利用工作之便抽取、撤換、銷毀、偽造、涂改學生檔案材料,違者要對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分;構成犯罪的,依法追究刑事責任。

  (二)“學生檔案管理系統操作說明”可進入學生檔案管理系統后查看或下載。

  (三)檔案館學生檔案室(806室) 電話:0773-8283207,聯系人:曾老師(本科)、楊老師(研究生)

附件:

附件1:2020屆本科畢業生檔案材料收集范圍及歸檔材料領取時間.docx

  附件2:2020屆碩(博)士畢業生檔案材料收集范圍及歸檔材料領取時間安排表.doc

  附件3:2020屆碩(博)士畢業生在檔案館進行檔案歸檔時間安排表.doc

附件4:廣西師范大學學生檔案轉遞辦法(2020年版).docx

 

                                                            檔案館

                                                                      2020年6月3


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